업무 전화 걸기

업무 특성상 다른 부서의 인원에게 전화를 걸거나 받는 경우가 많습니다. 

 

기존에 알던 사이라면 편하게 통화가 가능하겠지만, 얼굴 한번 본 적이 없다면

전화 한통에도 좋은 인상 혹은 나쁜 인상을 줄 수 있음으로, 조심스럽게 전화를 걸거나 받아야 합니다.

 

친구와 통화하듯이 전화를 받거나 걸면 예의에 어긋나는 경우가 발생하기도 하고, 

상대방에게 나쁜 인상을 주게 된다면, 잘 풀일 일도 안 풀리는 경우가 생길 수 있습니다.

 

특히나 상대방에게 무언가를 요청해야 하는 상황이라면, 좋은 인상을 주는 것이 플러스가 됩니다. 

 

이번 글에서는 업무 전화 거는 법에 대해 공유하려고 합니다.

 

 

 

 

업무 전화 걸기

 

전화 걸 때 멘트를 예시로 들어보겠습니다.

 

안녕하세요.

 

저는 ★★★ 회사의 (혹은 팀의) 뫄뫄 책임입니다.

혹은

저는 ★★★ 업무를 담당하고 있는 뫄뫄 책임입니다.

 

-> 메일보내기 글에서도 언급했듯이, 인사 및 자기소개는 기본 예의입니다. 

 

본인이 속한 조직 혹은 회사가 업무를 대표하거나 설명한다면, 팀으로 소개해도 되지만팀명 혹은 회사명이 업무를 설명하지 못한다면, 담당업무를 언급하는 것이 상대방의 이해를 돕습니다.

 

예를 들어 '회계팀'에서 근무하는 경우, 상대방이 회계 관련된 일이겠구나 추측할 수 있지만 팀명을 듣고 업무를 파악하기 어려운 경우, 담당 업무를 언급하는 경우 상대방이 마음의 준비를 할 수 있습니다.

 

상대방은 나보다 내 팀에 대해 절대 모른다고 생각 하고 접근을 해야 의사소통이 됩니다.

 

혹시 통화 괜찮으실까요?

-> 보통 전화를 받을 땐 받을 수 있는 상황에 받기 때문에, 통화 괜찮다고 답변을 합니다.

이 문장을 이야기 함으로서 상대방의 일정을 배려한다는 느낌을 줄 수 있으며, 긍정적인 답변을 이끌어냄으로써 좋은 분위기를 이끌어 나갈 수 있는 토대를 마련할 수 있습니다. 

 

플래너를 사용하는 회사라면, 상대방의 일정을 체크 하고 전화를 거는 것도 좋습니다.

휴가 중에 전화를 받는다면 화가나겠죠...

 

 ㄴㄴ 일을 하게 되었는데, 혹시 △△영역의 담당자가 맞으실까요?

->  처음 통화를 하는 경우, 담당자를 물어물어 2~3단계 걸쳐서 확인하는 경우 담당자가 변경되었을 수 있습니다. 해당 업무 담당자라는 확신이 없다면, 상대방에게 맞는지 확인을 하고 업무 얘기를 진행해야 합니다.

 

담당자가 아니라면 너도나도 시간낭비.

 

 ㄴㄴ 를 하는데 OO에 도움이 필요합니다 

->  통화의 목적을 이야기합니다. 서류가 필요할 수도 있고, 지원이 필요할 수도 있고, 사람이 필요할 수도 있고 

무언가 필요하거나 혹은 약속 어레인지를 잡아야 할 수도 있습니다.

상대방에게 필요한 사항을 요청합니다. 

 

내가 요청사항을 말하면 상대방이 된다 안된다, 모르겠다 등의 반응을 합니다. 

그에 적절하게 대답하며 대화를 이끌어 나가면 됩니다.

 

통화는 메일과 다르게 문자 외에 목소리 톤이나 속도 등으로 감정을 전달할 수 있습니다.

통화 중 당황스러운 상황이 발생될 수는 있지만, 목소리를 너무 높이거나 빠르게 말하면 의사소통이 어려워질 수 있음으로 되도록으면 차분하게 진행하는 것이 좋습니다.